Työ on muuttunut meistä monella epämääräiseksi, rajattomaksi ameebaksi. Päivisin sykimme loputtoman to do -listan äärellä aiheesta toiseen poukkoillen. Kun eteen tulee keskittymistä vaativa tehtävä, emme kykene rauhoittamaan mieltämme, vaan keskeytämme itse itsemme tarkistamalla vähän väliä onko sähköpostiin pingahtanut ohittamattoman tärkeä, välitöntä huomiota vaativa asia, tai onko LinkedIn-päivitykseen tullut uusia tykkäyksiä. Ja kun ilta saa, ajatuksemme jatkavat samaa poukkoilua ja käsi hapuilee puhelinta vähän väliä.
Moni tunnistaa sen, että omat työtavat eivät ole kestävällä pohjalla, mutta muutoksen tekeminen tuntuu mahdottomalta. On helppo selittää itselleen, että työ nyt vain on nykyisin tällaista, tai että omat työtavat ovat itse asiassa varsin tehokkaita. Selityksenä toimii myös lasten suosikki: “Kun kaikki kaveritkin...” Myös työnantajien on helppo ummistaa silmänsä ja lykätä vastuu yksilölle.
Asia on liian tärkeä ohitettavaksi. Kestämättömät työtavat vaikuttavat jaksamisen lisäksi työn laatuun ja tuottavuuteen. Jokaisella työpaikalla tai esimiehellä luulisi olevan kiinnostusta korjata asia.
Sähköpostisulku herätti todellisuuteen
Tätä teemaa käsittelevää Future Proof -podcastjaksoa tehdessämme törmäsimme erittäin kiinnostavaan esimerkkiin työtapojen muuttamisesta. Tapahtumatoimisto Tapaus toteutti esimiestensä keskuudessa kokeiluna sähköpostisulun, jonka aikana sähköposti oli suljettuna iltakuuden ja aamukuuden välillä.
Kokeilu herätti osassa osallistujista suurta vastustusta, mutta Tapauksen toimitusjohtaja Timo Aallon mukaan juuri suurimpien vastustajien elämään kokeilulla oli suurimmat vaikutukset. Esimerkiksi eräs työntekijä oli hoitanut aina iltaisin työasioita saadakseen asiat pois mielen päältä ennen nukkumaanmenoa. Hän arvioi nukkuvansa tämän ansiosta paremmin. Kokeilun alettua sama työntekijä kuitenkin huomasi, että sähköpostiton ilta antoikin hänelle elämänsä parhaat unet.
Olettamuksista käytännön kokeiluihin
Tässä piileekin työtapojen muuttamisen ydin, tai oikeastaan kaksi. Ensinnäkin meillä on työtapoihimme liittyviä olettamuksia ja kuvitelmia, jotka estävät meitä muuttumasta, ja toiseksi, näitä olettamuksia voi haastaa ainoastaan kokeilemalla jotain uutta ja katsomalla miten se toimii käytännössä.
Työpäivämuotoilu on keino päästä kiinni yksilöiden ja tiimien työtapoihin liittyviin ongelmiin ja olettamuksiin. Rohkea tiimi tarttuu härkää sarvista ja ryhtyy etsimään toimimattomiin työtapoihin mahdollisia ratkaisuja sekä kokeilemaan niitä käytännössä. Kokeilujen avulla päästään kiinni todellisiin tuloksiin ja löydetään aidosti toimivat uudet työpäiväkäytännöt.
Työpäivämuotoilu on yhden päivän tai kahden puolikkaan päivän käytännöllinen projekti, joka auttaa pureutumaan ongelmiin ja tuottaa konkreettisia kokeiluja työpäiväkäytäntöjen kehittämiseksi. Projektin jälkeen tiimillä on myös käytössään työvälineet tiimin toiminnan jatkuvaan kehittämiseen.