Workday Designers kehitti viime vuonna uuden palvelun, jota kutsumme työpäivämuotoiluksi. Sysäys kehitystyöhön sai alkunsa siitä, että, näimme organisaatioiden ja työntekijöiden tuskan teknologisen murroksen keskellä. Koimme, että vaikka työn vaatimukset ovat muuttuneet, työn tekemisen tavat ovat muuttuneet hyvin vähän. Tämä ristiriita on tehnyt meistä työntekijöistä kiireisiä ja stressaantuneita, eikä niin kovin tehokkaita. Halusimme luoda konkreettisen työkalun, jonka avulla työpäiväkäytäntöjä voi haastaa ja kehittää.
Muotoiluajattelun ytimeen kuuluu se, että ideoitua palvelua, tuotetta tai ratkaisua testataan ja jatkokehitetään kokemusten perusteella parhaan mahdollisen lopputuloksen varmistamiseksi. Ei rakastuta omaan ideaan ja runnota sitä markkinoille sellaisenaan, vaan pilotoidaan, testataan, viilataan ja höylätään. Siksi mekin aloitimme viime joulukuussa työpäivämuotoilun pilottiprojektin yhdessä sisältötoimisto Kubon kanssa.
Tavoitteena toimivammat työpäivät
Työpäivämuotoilu on prosessi, jonka tavoitteena on kehittää innovatiivisia työpäiväkäytäntöjä ja tehdä työntekijöistä oman työnsä muotoilijoita. Oman työn tuunaaminen tutkitusti lisää työn imua ja ehkäisee työuupumukselta. Asiaa on tutkinut mm. Työterveyslaitos. Työn tunaaminen auttaa työntekijää ja tiimiä kukoistamaan. Samalla tuetaan yrityksen luovuutta, uudistumiskykyä ja tuottavuutta.
Me uskomme, että ihmiset ovat itse oman työnsä parhaita asiantuntijoita, joilla on ratkaisun avaimet käsissään. Siksi työpäivämuotoilun ideana on antaa työntekijöille aikaa ja työkalut asioiden tarkemmalle tarkastelulle ja olemassa olevien käytäntöjen haastamiselle.
Pilotin tärkeimmät havainnot
1. Arjen havainnoinnin, yhteisen keskustelun ja ongelmien sanoittamisen arvo on mittaamaton.
Arki on usein palaverista toiseen juoksemista tai asiakastöiden tekemistä. Vaikka paremmilla työpäiväkäytännöllä voisi tehostaa työn tekemistä tai parantaa sen laatua, niitä ei ehditä pysähtyä miettimään. Paradoksaalista, mutta totta.
Kuten ennalta arvelimmekin, työpäivämuotoilun suurin arvo on siinä, että työyhteisö pysähtyy havainnoimaan omaa arkeaan ja tunnistaa yhdessä keskeiset kipukohdat. Ei oleta tai kiinnitä huomiota vain ilmeiseen, vaan pyrkii huomaamaan sanoittamattomia tarpeita ja todellisia ongelmia. Havainnointi auttaa löytämään ongelmia, joita ei ehkä muuten olisi osattu tunnistaa. Fasilitoidussa keskustelussa ongelmiin ei jäädä vellomaan vaan ne todetaan ja sanoitetaan niin, että kaikki ymmärtävät ne samalla tavalla. Se on olennainen pohja toimivien ratkaisujen etsimiselle.
Mitä teemme ensi kerralla toisin: Varmistamme, että havainnointiin käytetään vielä enemmän aikaa. Panostus voi tuntua arjen kiireiden keskellä isolta, mutta mitä huolellisempia ja rehellisempiä havaintoja tehdään, sen parempia tuloksia saadaan aikaan.
2. Innostavakin idea voi osoittautua käytännössä toimimattomaksi. Siksi kokeilut ovatkin tärkeitä.
Kubo oli pilottiorganisaationa loistava. Tiimi täynnä luovia, fiksuja ihmisiä, jotka keksivät mitä parhaimpia ideoita ja innostuivat niistä täysillä. Kubolaiset lähtivät vauhdilla toteuttamaan pilottiprojekteja ja keräsivät niistä palautetta. Ihailtavaa sitoutumista!
Yhteisessä purkutilaisuudessa kävimme läpi pilottien tuloksia ja lopputuloksena neljästä pilotista yksi hylättiin kokonaan, kahta päätettiin jatkaa pienin viilauksin ja yksi oli liian varhaisessa vaiheessa arvioitavaksi.
Onko se sitten epäonnistuminen, että yksi piloteista hylättiin toimimattomana. Ei lainkaan! Sehän on yksi askel lähemmäs toimivaa ratkaisua. Nyt tiimissä testataan toista lähestymistapaa kyseisen ongelman ratkaisemiseksi. Kokeiluja tehdään juuri siksi, että vain testaamalla voimme tietää, mikä ideoista toimii käytännössä.
Mitä teemme ensi kerralla toisin: Autamme asiakasta pitämään pilottiprojektien oletetut hyödyt mielessä ja arvioimaan onnistumista entistä tiukemmin niitä vasten. Ei riitä, että joku idea on ihan kiva, jos ei sillä saavuteta haluttua tulosta.
3. Työpäivämuotoiluprojekti on alkusysäys. Oivallukset ja ajattelutavan muutos ovat keskeisiä pitkäjänteisemmän muutoksen aikaansaamisessa.
Työpäivämuotoiluprojektissa luodaan ja testataan konkreettisia, uusia työpäiväkäytäntöjä. Tavoitteena on se, että tiimi pääsee heti tekemään asioita uudella tavalla.
Tämän konkretian ohella projektin aikana tiimille halutaan opettaa myös muotoiluajattelua, eli uudenlaisia ajattelumalleja sekä antaa työkaluja työn muotoilemiseen myös tulevaisuudessa. Projektin on siis tarkoitus olla alkusysäys, josta on hyötyä pidemmälle tulevaan.
Mitä teemme ensi kerralla toisin: Mittasimme sitä, miten hyvin kubolaiset arvioivat saaneensa ajatuksia ja työkaluja, joita voivat hyödyntää myöhemmin työn kehittämisessä. Vastausten keskiarvo oli 3,75 (asteikolla 1-5) Hyvä tulos, mutta pyrimme parempaan. Varaamme jatkossa enemmän aikaa muotoiluajattelun läpikäymiseen ja uusien ajattelutapojen oivalluttamiseen ja sisäistämiseen.
Kaiken kaikkiaan kokemukset työpäivämuotoilun pilottiprojektista olivat todella positiiviset. Tuntui mielekkäältä ja innostavalta auttaa ihmisiä tekemään töitä fiksummin ja oli ilo nähdä, että palvelumme toimi käytännössä.
Tästä on hyvä ponnistaa kohti seuraavaa asiakasprojektia ja toimivampia työpäiväkäytäntöjä!